UPAYA MENINGKATKAN KOMUNIKASI INTERPESONAL DALAM ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Perkemban­gan Ilmu pengetahuan dan teknologi laju pesat, cenderung tak terkendali­kan bahkan hampir-ham­pir tak mampu dielakkan. Du­nia senantiasa mengalami perubahan dari waktu ke waktu dan perubahan itu semakin cepat dan se­makin cepat. Seiring perkembangan itu, semakin kurang pula komunikasi antar individu dalam lingkungannya, termasuk komunikasi dalam organisasi. Baik dalam organisasi pemerintahan, sosial maupun pendidikan. Sehingga banyak terjadi pergolakan-pergolakan dalam organisasi tersebut, seperti yang sering terdengar maupun terlihat, maraknya demonstrasi yang dilakukan karyawan terhadap atasannya;  pelajar terhadap staf pengajar, malahan ada juga terlihan demonstrasi guru dan karyawan-karyawati  terhadap kepala sekolah; dan demonstrasi masyarakat umum terhadap pemerintah.

Semua itu bisa terjadi karena tidak adanya transparansi dari atasan terhadap bawahannya, staf  pengajar  terhadap pelajar dan pemerintah masyarakat. Bagaimana mungkin tercipta transparansi jika tidak adanya komunikasi yang baik dalam setiap organisasi tersebut. Apalagi mengingat kantor adalah tempat atau wadah untuk melaksanakan kegiatan orgaanisasi. Namun jika dalam lingkungan kantor tersebut terjadinya ketegangan akibat komunikasi yang tidak lancar antara pimpinan dengan bawahannya, bagaimana mungkin dalam kantor itu dapat terwujud tujuan yang telah ditetapkannya. Mungkinkah organisasi itu bisa berkembang?

Untuk itulah dibutuhkannya lingkungan yang kondusif untuk mendukung proses pencapaian tujuan organisasi tersebut. Namun jika komunikasi dalam organisasi itu tidak baik, mustahil akan terwujudkan lingkungan organisasi yang aman, nyaman dan insani yang mendukung kegiatan organisasi tersebut.

Apalagi komunikasi merupakan hal utama yang dapat mempengaruhi hubungan antar pimpinan dengan bawahan, dan bawahan denngn bawahan. Apabila kita tidak mengetahui kiat-kiat sukses untuk meningkatkan komunikasi interpersonal dalam lingkungan kantor tersebut, tentu hubungan antarpersonal yang ada dalam organisasi kantor tersebut juga tidak akan efektif.

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Tujuan Komunikasi Interpersonal

1.      Menemukan Diri Sendiri

Bila kita terlibat dalam komunikasi pertemuan interpersonal dengan orang lain, kita belajar banyak sekali tentang diri kita maupun orang lain. Kenyataannya sebagian besar dari persepsi kita adalah hasil dari apa yang telah kita pelajari dalam pertemuan interpersonal

2.      Menemukan Dunia Luar

Hanya komunikasi interpersonal yang menjadiakn diri kita dapat memahami lebih banyak tentang diri kita dan orang lain yang berkomunikasi dengan kita. Hal ini menjadikan kita lebih banya mengenal dunia luar, dunia objek, kejadian-kejadian dan orang lain.

3.      Membentuk dan Menjaga Hubungan yang Penuh Arti

Salah satu keinginan orang yang paling besar adalah membentuk dan memelihara hubungan dengan orang lain. Banyak dari waktu yang kita pergunakan dalam komunikasi interpersonal diabdikan untuk membentuk dan menjaga hubungan social dengan orang lain. Hubungan yang demikian membantu mengurangi kesepian dan depresi, menjadikan kita sanggup berbagi, kesenangan kita dan umumnya membuat kita merassa lebih positif tentang diri kita

4.      Merubah Sikap dan Tingkah Laku

Banyak waktu yang kita pergunakan untuk merubah sikap dan tingkah laku orang lain dengan pertemuan interpersonal. Kita boleh mmenginginkan mereka memilih cara tertentu. Misalnya, mencoba diet yang baru, membeli barang tertentu, melihat film, menulis, membaca buku, memasuki bidang tertentu, dan percaya sesuatu itu benar atau salah.

5.      Untuk Bermain dan Kesenangan

Bermain mencakup semua aktivita yang mempunyai tujuan utama adalah mencari kesenangan. Berbicara dengan teman mengenai aktivitas kita pada waktu akhir pecan, berdiskusi mengenai olahraga, dan menceritakan cerita lucu. Pada umumnya hal itu adalah dianggap tidak berarti dan menghabiskan waktu, namun sebenarnya kegiatan tersebut sangat penting. Dengan melakukan komunikasi interpersonal semacam itu dapat memberikan keseimbangan yang penting dalam pikiran yang memerlukan rilek dari semua keseriusan dilingkungan kita.

6.      Untuk Membantu

Ahli-ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakan komunikasi interpersonal dalam kegiatan professional mereka untuk mengarahkan kliennya. Kita semua juga berfungsi membantu orang lain dalam interaksi interpersonal kita sehari-hari. Misalnya, tman yang putus cinta berkonsultasi, konsultasi tentang mata kuliah yang sebaiknya diambil dan menenangkan anak yang sedang menangis.

            Tujuan komunikasi interpersonal ini juga bisa dilihat dari dua perspektif yang lain, yaitu :

1.      Factor yang memotivasi atau alasan mengapa kita terlibat didalam komunikasi interpersonal. Artinya kita terlibat dalam komunikasi interpersonal untk mendapatkan kesenangan, untuk membantu, dan merubah tingkah laku seseorang.

2.      Hasil atau efek umum dari komunikasi interpersonal yang berasal dari pertemuan interpersonal. Artinya tujuan komunikasi interpersonal adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang diri, membentuk hubungan yang lebih berarti dan memperoleh tambahan pengetahuan dunia luar.

B.     Hambatan yang Menyebabkan Komunikasi Tidak Efektif

1.      Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2.      Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3.      Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4.      Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5.      Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6.      Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7.      No Feed back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

C.    Upaya Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Dalam Lingkungan Organisasi

1.      Kepercayaan Interpersonal dan Keterbukaan

Inti sari kerja kelompok adalah saling percaya yang didasarkan pada pertukaran informasi yang dapat diandalkan. Ini merupakan salah satu azas manajemen yang telah diterima secara universal. Di pihak lain, persengketaan terjadi di lingkungan sekolah merupakan sebab utama timbulnya ketegangan yang menimbulkan kesulitan dalam berkomunikasi dan mengurangi kepercayaan.

Penerimaan suatu informassi sering kali dipengaruhi oleh latar belakang penerimanya. Misalnya, gangguan (distorsi) dapat terjadi apabila “si pengirim” tidak disenangi dan dicurigai.

Penelitian Ziller di antara 96 awak pesawat terbang yang mempekerjakan kira-kira 1.000 orang, telah menunjukkan bahwa awak yang kepercayaan kelompoknya  lebih besar, lebih luwes dan mempunyai sistem komunikasi yang terbuka akan mencapai tujuan denga maksimal dan ketegangan-ketegangan dapat diatasi atau hampir tidak di temui.

Begitu juga halnya dalam lingkungan sekolah. Sekolah akan bisa mewujudkan visi dan misinya jika sekolah tersebut dalam keadaan stabil, tidak terjadi ketegangan atau pertingkaian-pertingkaian yang dapat menghambat proses pembelajaran.

Tidak lancarnya komunikasi atar komponen di lingkungan sekolah dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kecurigaan antar berbagai pihak, misalnya antara kepala sekolah dengan guru, kepala sekolah dengan karyawan, atau bahkan pihak sekolah dengan siswa. Jadi ini sampai terjadi tentu saja proses pembelajaran tidak akan dapat terjadi semestinya. Contohnya, disebuah sekolah siswa diwajibkan memakai baju batik setiap hari rabu dan wajib memesan kepada pihak sekolah dengan membayarkan kepada bendahara sekolah. Jika tidak adanya keterbukaan antara pihak sekolah dengan siswa, hal ini bisa menimbulkan kecurigaan meskipun pembayaran yang diminta itu tidak seberapa. Kecurigaan yang bekerlanjutan, juga bisa menjadi pemicu demonstrasi siswa terhadap sekolah, seperti yang sering terjadi ahir-akhir ini. Dan jika telah terjadi demonstrassi, tentu proses pembelajaran tidak dapat diadakan. Sehingga waktu terbuang sia-sia.

Selain itu keterbukaan antara kepala sekolah dengan guru juga penting. Karena hal ini juga menyangkut perkembangan peserta didik. Misalnya saja ada sebuah masalah dalam lingkungan sekolah tersebut akibat kelalaian seorang guru, dan ia melaporkan kepada kepala sekolah. Seharusnya kepala sekolah tidak boleh langsung marah atau menghukum guru tersebut, tetapi menanyakan kenapa bisa terjadi, lalu dicari penyelesaiannya secara bersama-sama. Suatu masalah bila dipecahkan secara bersama, tentu akan terasa lebih mudah dan kekeluargaan dalam sekolah tersebut dapat tercipta. Kepala sekolah juga bisa memenuhi kebutuhan siswa-siswanya dan staf pengajar yang meliputi hal-hal yang mendukung proses pembelajaran. misalnya, pembangunan laboratorium, pemenuhan alat-alat olahraga, alat-alat kesenian ataupun buku-buku penunjang pembelajaran. Sehingga potensi-potensi yang dimiliki siswa bisa di kembangkan secara maksimal dan tujuan pendidikan tercapai secara optimal.

Selain masalah-masalah dapat dengan cepat teratasi, kepala sekolah juga bisa dengan cepat mengukur kompetensi sekolahnya untuk kemudian dikembangkan.

Haney (1973) menemukan bahwa semakin tinggi kepercayaan cenderung motivasi kerja juga tinggi. Jika bawahan merasa bahwa atasan mereka tidak percaya kepada mereka, mereka akan merespon dengan sedikit kebencian dan kurang kerelaan.

Jika hal ini terjadi tentu saja sangat berdampak pada proses pembelajaran. Disitu lah letak pentingnya keterbukaan dan kepercayaan.

2.      Hubungan Interpersonal yang Efektif

Menurut Roger hubungan interpersonal akan terjadi secara efektif apabila kedua pihak memenuhi kondisi berikut :

1.      Bertemu satu sama lain.

2.      Empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain secara berarti.

3.      Menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai atau keberatan.

4.      Menghayati pengalaman satu sama lain dengan sungguh-sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain.

5.      Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklim yang mendukung dan mengurangi kecendrungan gangguan arti.

6.      Memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap orang lain.

Pace dan Boren (1973) mengusulkan cara-cara untuk menyempurnakan hubungan interpersonal. Hubungan interpersonal cenderung menjadi sempurna bila kedua pihak mengenal standar berikut :

a.       Mengembangkan suatu pertemuan personal yang langsung satu sama lain mengkomunikasika perasaan secara langsung.

b.      Mengkomunikasikan suatu pemahaman empati secara tepat dengan pribadi orang lain melalui keterbukaan diri.

c.       Mengkomunikasikan suatu kehangatan, pemahaman yang positif mengenai orang lain dengan gaya mendengarkan dan berespon.

d.      Mengkomunikasikan keaslian dan penerimaan satu sama lain dengan ekspresi penerimaan secara verbal dan nonverbal.

e.       Berkomunikasi dengan ramah tamah, wajar,menghargai secara positif satu sama lain melalui respon yang tidak bersifat menilai.

f.       Mengkomunikasikan satu keterbukaan dan iklim yang mendukung melalui konfrontasiyang bersifat membangun.

g.      Berkomunikasi untuk menciptakan kesamaan arti dan memberikan respon yang relevan.

Pada pernyataan dan preposisi di atas terdapat satu kesamaan iklim yang mendukung harus ada agar hubungan interpersonal dapat dijaga dan disempurnakan. Lingkungan yang mendukung dalam lingkungan sekolah maksudnya, kepala sekolah mendukung, ramah tamah, bersifat membantu, baik dan tegas, tidak pernah mengancam, memperhatikan sungguh-sungguh keadaan guru, karyawan beserta siswanya, dan berusaha keras melayani perhatian yang baik dari guru, karyawan beserta siswanya, menunjukkan kepercayaan dan memotivasi.

3.      Kerangka Acuan

Lepas dari kenyataan bahwa komunikasi antar orang dalam organisasi dapat dipengaruhi karena ditahannya atau dikacaukannya informasi, atau bisa juga informasi yang disampaikan seringkali baru sebagian atau tidak lengkap, sehingga masih memberi kemungkinan informasi itu akan menjadi berat sebelah atau dibesar-besarkan.

Cara yang paling mudah untuk merumuskan kerangka acuan adalah denga menganggapnya sebagai latar belakang suatu pendapat yang digunakan untuk pengambilan keputusan sehari-hari dan sebagian besar didasarkan pada pengalaman pribadi.

Secara ideal dapat diharapkan agar atasan dapat menyampingkan masalahnya dan melihat masing-masing masalah bawahan sacara objektif.

4.      Jarak Kognitif

Osgood dan rekannya banyak melakukan penelitian didalam menentukan cara mengukur tingkat kesamaan antara kerangka acuan dari dua orang.

Dalam suatu penelitiab yang meliputi 300 orang Turki, seorang ahli sosiologi, Lerner, menyatakan bahwaberdasarkan persamaan kerangka acuan mereka subyek-subyek penelitiannya dapat digolong-golongkan dalam jenis modern, peralihan dan tradisional. Penggolongan jenis ini ternyata merupakan peramal yang lenih baik akan pendapat para subyek daripada patokan seperti status, penghuni daerah pinggiran kota, dan sebagainya.

Prof. Maier mendapatkan suatu penjelasan atas hasil-hasil ketika ia mengakhiri sebuah penelitian lainya lagi :

Perlu dicatat bahwa kurangnya informasi dari para bawahan mereka tidak menghambat para atasan mendapat gambaran mengenai kesulitan para bawahannya. Tidak seorang atasanpun enggan berbicaramengenai hal ini. Para atasan

5.      Empati

Argyris menulis mengenai kemampuan mempertemukan jurang kognitif sebagai salah satu kemampuan dasar manusia (empati, kecerdasan dan keterampilan melakukan sesuatu).

Berhasilnya penyampaian suatu informasi dipengaruhi oleh kesediaan mendengar. Hanya dengan mendengra seseorang, seorang komunikator aka dapatmeramalkan dan berantisipasi terhadap keadaan psikologis intern oran lain.

Para ahli teori keorganisasian, Deanborn dan Simon, telah menunjukkan pengaruh identifikasi depertemental ketika sekelompok pemimpin dari berbagai departemen diminta membaca suatu kasus dan mengenali masalah yang paling banyak hubungannya dengan pekerjaan mereka. Jadi, para wiraniaga menyebut peningkatan pemasaran sebagai pemecahan masalah, sedangkan pejabat personalia menunjukkan bahwa hubungan manusialah yan merupakan masalah pokok.

Masalah ini pada umumnya dapat ditimbulkan kepala sekolah yang tidak mengetahui halangan komunikasi dan gagal memanfaatkan sebaik mungkin saluran komunikasi, terutama kegagalan mendengar apa yang hendak disampaikan guru, karyawan maupun sisiwanya.

Rodgers dan Roethlisberger (184:87)  berpendapat banyak orang cenderung mengelakkan usaha memahami orang lain karena :

a.    Dengan memahaminya, pendirian si pendengar sendiri akan dapat berubah.

b.    Mendengar orang lain dengan seksama dapat mempertinggi emosi, akan sulit diatasi, terutama jika kerangka acuan pembicara jauh berbeda dengan kerangka acuan pendengar.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Simpulan yang dapat diambil dari Upaya Meningkatkan Komunikasi Organisasi dalam lingkungan kantor adalah sebagai berikut :

1.      Komunikasi intrapersonal yaitu komunikasi yang terjadi dalam diri sendiri.

2.      Komunikasi intrapersonal sangat dibutuhkan dalam lingkungan kantor, karena dengan komunikasi organisasi tersebut bisa berkembang dan hubungan antarpersonal juga berjalan lancar, dan tujuan organisasi dapat tercapai secara optimal.

Empati, kepercayaan, keterbukaan dan kerangka acuan dapat meningkatkan komunikasi antar idividu dalam lingkungan kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Abizar. 2008. Interaksi Komunikasi dan Pendidikan. Padang : UNP Press

Cangara, Hafied. 2008. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : Raja Grafindo

Lilico, T.M. 1984. Komunikasi Manajemen. Jakarta : Erlangga

Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran.Bandung : Mandar Maju

Nuraida Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Kanisius